Voor Ziekenhuis St Jansdal in Harderwijk bouwde Siemens Healthineers samen met IFS Ultimo een interface waarmee de applicaties IFS Ultimo en teamplay Fleet met elkaar kunnen communiceren. Hierdoor kunnen de beeldvormende systemen, waarvoor Siemens Healthineers service levert, efficiënter worden beheerd en gemonitord.
“Alle data is nu altijd up-to-date, servicedossiers zijn compleet en informatie kan eenvoudig worden uitgewisseld”, vertelt Gerwin Vos, hoofd Medische Techniek van Ziekenhuis St Jansdal in Harderwijk. Net als veel andere ziekenhuizen maakt St Jansdal gebruik van IFS Ultimo als informatie- en logsysteem voor het service en onderhoud van alle apparatuur, waaronder ook de beeldvormende systemen waar Siemens Healthineers service voor verleent.
Melding per mail
“Als er door Siemens Healthineers service was uitgevoerd aan een van de systemen of apparaten, werd dat geregistreerd in teamplay Fleet en ontvingen wij een melding per mail. Vervolgens moesten we dat handmatig invoeren in IFS Ultimo”, zegt Vos. “Dat was tijdrovend en gegevens waren niet altijd compleet. Dus we vroegen ons af of dat niet slimmer en beter kon.”
Koppelen en delen van data
Vos formuleerde samen met het hoofd van de afdeling Radiologie de hulpvraag en vroeg Siemens Healthineers en IFS Ultimo of ze bereid waren onderling storings- en onderhoudsinformatie uit te wisselen, zodat beide applicaties eenvoudig met elkaar kunnen communiceren. Dankzij een intensieve samenwerking tussen Ziekenhuis St Jansdal, IFS Ultimo, Siemens Healthineers Nederland en het hoofdkantoor van Siemens Healthineers in Duitsland werd er binnen een tijdsbestek van nog geen jaar een interface gebouwd waarmee beide applicaties nu servicegegevens kunnen koppelen en delen.
Tijdwinst en procesverbetering
“De interface betekent een enorme tijdswinst in onze processen,” vertelt Vos. “Onze technici hoeven zich nu veel minder bezig te houden met administratieve rompslomp, waardoor ik hen in hun kracht kan zetten. Het werk wordt hierdoor voor hen veel leuker.” Nu de datakoppeling werkt, worden stapsgewijs ook de storings- en planningsprocessen op elkaar afgestemd en ingericht.
“Met deze interface kunnen alle gebruikers over een compleet servicedossier beschikken dat altijd up-to-date is.”
Snel inzicht
In het storingsproces verandert er voor de gebruikers van de apparatuur en de servicetechnici niet veel. “Al hebben gebruikers wel veel sneller inzicht in de terugkoppeling van een technicus rondom een storing”, zegt Vos. “Ook de kwaliteitsborging en verslaglegging worden dankzij deze interface beter gefaciliteerd.” Gebruikers melden een storing net als voorheen in IFS Ultimo en onze servicetechnicus Medische Techniek lost de storing op. Als dit niet lukt dan wordt er een ticket aangemaakt voor de servicetechnicus van Siemens Healthineers on site in IFS Ultimo. Via de interface wordt deze direct geregistreerd in teamplay Fleet. Als de storing verholpen is door de servicetechnicus, meldt deze de storing af in teamplay Fleet en wordt dit ook direct zichtbaar voor de gebruikers en de technici van St Jansdal in IFS Ultimo.