Passer d'une ancienne à une nouvelle génération d'automatisation n'est jamais facile pour un laboratoire. Toutefois, avec une préparation et un soutien suffisants, le changement peut s'opérer en toute confiance.
L'hôpital universitaire d'Anvers a décidé de passer à la dernière génération d'immunoanalyse et, en parallèle, d'étendre son système d'automatisation en reliant de nouveaux modules et de nouvelles disciplines.
Bart Peeters et Jan Van Den Bossche, biologistes cliniques au laboratoire, nous offrent un aperçu de leurs premières expériences.
Activité continue pendant l'installation
L'un des principaux défis consistait à rester opérationnels tout au long de l'installation. En effet, le laboratoire a dû continuer à fonctionner pendant cette conversion.
Jan Van Den Bossche
L'implémentation a continué lorsque le suivi a été interrompu. Les nouveaux appareils ont été validés, mais en attendant, tout le monde devait continuer à travailler. Cela n'a été possible que grâce à la bonne préparation de l'ensemble du projet, pour lequel nous pouvions compter sur une équipe solide composée des employés de Siemens Healthineers, de nos techniciens de laboratoire et du personnel de l'hôpital.
« Le défi principal consistait à rester opérationnel pendant la transition. Pour ce faire, nous avons bénéficié de l'aide et de l'expertise de Siemens Healthineers. Nous ne nous sommes pas arrêtés un seul jour, pas un seul instant, malgré la conversion complète du système de suivi. »
Un résultat au-delà des espérances
Bart Peeters
Nous utilisions déjà Vista, la génération précédente d'analyseurs de Siemens, il était donc évident pour nous d'opter pour son successeur. Le passage à Atellica Solution reste cependant important dans un sens car de nombreux principes d'analyse ont été modifiés, une validation était donc nécessaire. Beaucoup de documentation existait aussi au préalable, dans laquelle l'analyseur Vista était déjà comparé à l'analyseur Atellica.
Concernant les tests, nous avons opté pour une déduplication, en particulier entre les lignes, afin de garantir l'accès à tout moment entre le suivi et les tests, et que les échantillons ne se retrouvent pas en attente. Un choix éclairé que nous n'avons pas regretté un seul instant.
Jan Van Den Bossche
Nous attendons de notre équipe qu'elle se concentre sur les tâches d'expertise et passe le moins de temps possible sur la recherche d'échantillons ou leur transport. Un système de suivi constitue donc un grand soutien.
Lors des moments les plus chargés de la journée, nous nous efforçons de proposer les échantillons urgents et STAT ensemble. Nous les proposons ensemble lorsque c'est plus calme. Nos échantillons STAT sont également reconnaissables dans plusieurs services par leur couleur d'étiquetage différente, de sorte qu'ils peuvent être facilement suivis (on track ou off track).
« Nous travaillons dans ce laboratoire lors des heures creuses (tard, la nuit et le week-end), avec 2 ou 3 personnes qui s'occupent de tout le système et de l'équipement et qui le maintiennent en état de marche. »
Les formations au coeur du projet
Bart Peeters
Nous étions conscients que le passage à Atellica Solution aurait un impact majeur sur les méthodes de travail des techniciens de laboratoire. Les formations occupaient donc un rôle central pour nous. Siemens Healthineers nous a soutenus dans cette démarche à plusieurs niveaux. Une première formation s'est déroulée à distance (PEPConnect) : les techniciens de laboratoire ont pu suivre des cours et ainsi se familiariser et se préparer. Les référents ont également bénéficié d'une formation visant à leur permettre d'entamer le processus de validation. Dans la phase finale, des formations ont été dispensées aux utilisateurs, en petits groupes, afin de préparer notre équipe avant le retour à la routine.
Une collaboration basée sur la confiance et la disponibilité
Bart Peeters
Nous savions que Siemens Healthineers possède une expérience importante dans le domaine, d'où notre confiance. Sans parler de leur capacité à établir des couplages. En effet, nous observons un taux de réussite de 99 % pour les couplages réalisés par Siemens dans le cadre de tests du laboratoire central, un chiffre très élevé.
Nous avons travaillé avec un point de contact unique qui gérait les données de suivi ainsi que la connexion des appareils autres que Siemens au système. Cette méthode nous a permis d'accéder très rapidement aux personnes suceptibles de nous aider. Ce sont souvent les mêmes personnes qui viennent faire les installations, un lien de confiance a donc fini par se créer.
