Value Partnership um weitere 10 Jahre verlängertWieso der Mut zur Partnerschaft sich lohnt…

Wenn Ralf Bannwarth, Leiter des Geschäftsbereichs Einkauf und Medizintechnik auf die Situation der ALB FILS KLINIKEN im Jahr 2012 zurückblickt, erinnert er sich an Herausforderungen, vor denen viele vergleichbare Kliniken noch heute stehen: „Wir hatten damals einen deutlich veralteten Gerätepark, weil Budgets überzeichnet waren, wir uns auf Neubeschaffungen konzentriert hatten und die Ersatzbeschaffungen schieben mussten. Das war unbefriedigend für alle Seiten.“ Um diesen Knoten aufzulösen, wagten die ALB FILS KLINIKEN einen großen Schritt: Die Erneuerung, Wartung und Bewirtschaftung von insgesamt 26 bildgebenden Systemen im Rahmen einer auf zehn Jahre angelegten Systempartnerschaft mit der damaligen Siemens AG – zu festen Raten.

Die Vorteile, die eine derartige Partnerschaft den ALB FILS KLINIKEN in Göppingen und Geislingen bringen könnte, hatte Bannwarth damals schon klar im Blick: „Wir wollten nicht nur unseren Aufwand reduzieren und durch Skaleneffekte eine bessere Wirtschaftlichkeit erzielen, sondern auch mehr finanzielle Planungssicherheit erreichen.“ Hinzu kam ein vor Ort eingesetzter Site Manager, von dem alle Fragen rund um die Großgräte – von der Wartung bis zum Systemaustausch – koordiniert werden. Barbara Silabetzschky, heutige Leiterin der Medizintechnik an den ALB FILS KLINIKEN, schätzt diese Situation sehr: „Der Kollege von Siemens Healthineers sitzt hier bei uns und wir können jedes Problem, das auftritt, 1:1 besprechen. Das ist gerade bei den Dokumentationsprozessen und Serviceberichten wichtig. Da gibt es ein ständiges gegenseitiges Update, wo hängt es, was wird gebraucht, was kommt als nächstes.“

Angesichts der langen Bindung an einen Lieferanten mussten allerdings zunächst noch Zweifel ausgeräumt werden. „Am Anfang hat sich unsere Geschäftsleitung durchaus gefragt, ob das ein Projekt ist, das wir uns leisten können. Aber letztendlich haben auch die Zahlen überzeugt,“ erklärt Bannwart und fügt hinzu, dass auch das positive Feedback der beteiligten Chefärzte aus der Radiologie, Kardiologie, Chirurgie und Urologie entscheidend war. Prof. Dr. med. Stephan Zangos, Chefarzt des Instituts für Diagnostische und Interventionelle Radiologie, der erst 2016 nach Göppingen kam, bringt es auf den Punkt: „Die Vorteile liegen auf der Hand. Für die Geschäftsführung bedeutet es Planungssicherheit für lange Zeit. Für den Einkauf ist es viel einfacher, den Überblick zu behalten, und für mich entfällt die Diskussion mit Kolleginnen und Kollegen, ob bestimmte Anschaffungen nötig sind oder nicht. Das ist eine Win-Win-Situation für alle Seiten.“

Ein entscheidender Faktor der Partnerschaft war aber nicht nur verlässliche Planbarkeit, sondern auch die nötige Flexibilität für unvorhersehbare Anpassungen. „Flexibilität war und ist für uns ein Must-Have, denn in zehn Jahren passiert unglaublich viel und vieles davon kann man gar nicht prognostizieren,“ betont Bannwarth und nennt ein Beispiel aus der zentralen Notaufnahme: „Hier war der ursprüngliche Plan, das vorhandene Radiographiesystem bis zum Projektende weiterzubetreiben. Aber nun mussten wir das System wegen eines irreparablen Defekts doch vorzeitig austauschen. Die Kosten dafür konnten wir problemlos in den Vertrag integrieren.“

Ein weiteres Beispiel für die Flexibilität der Partnerschaft sieht Bannwarth in der Integration vorhandener oder neuer Systeme von Drittanbietern, etwa in der Pneumologie: „Weil sich die neue Abteilung die Räume mit der Endoskopie teilt, war ein sehr kleiner C-Bogen nötig. Da es von Siemens Healthineers ein solches Gerät damals nicht gab, konnten wir ohne weiteres ein kompaktes System eines Drittanbieters beschaffen und in den Partnerschaftsvertrag integrieren.“ Auch für Silabetzschky zeigt sich gerade an solchen Punkten der Wert der Partnerschaft: „An diesem Beispiel sieht man gut, dass wir wirklich auf Augenhöhe miteinander sprechen.“ Ganz ähnlich lag der Fall als die ALB FILS KLINIKEN 2018 die Mund-, Kiefer- und Geschichtschirurgie neu akquirierten. „Da konnten wir die Fremdgeräte, die wir von der Vorgängereinrichtung übernommen haben, problemlos in den Servicevertrag aufnehmen,“ berichtet Bannwarth.

Als der Vertrag dieses Jahr auslief, gab es angesichts der positiven Erfahrungen laut Bannwarth keine Diskussion über das grundsätzliche Ja zur Verlängerung der Partnerschaft. Trotzdem haben die ALB FILS KLINIKEN wieder genau geprüft, ob die Fortsetzung der Partnerschaft auch wirtschaftlich sinnvoll ist. „Hier war Siemens Healthineers so transparent bei den Kostenfragen und der Preisentwicklung, dass wir sicher sein konnten, dass die Lösung für uns passt,“ betont Bannwarth. Auch Silabetzschky war von dem konstruktiven Umgang miteinander beeindruckt: „Es war ausgesprochen positiv, wie offen wir mit Siemens Healthineers verhandeln konnten. Teilweise wurde nach unseren Gesprächen sogar größere durch kleinere Lösungen ersetzt, weil klar wurde, dass wir nicht mehr brauchen.“

Deshalb fiel die Entscheidung nach dem Ausschreibungsprozess zugunsten einer Verlängerung der Partnerschaft mit Siemens Healthineers um weitere zehn Jahre. Am Grundkonstrukt des Vertrags musste wenig geändert werden, berichtet Bannwarth: „Wir haben nur die Details zu den Systemen angepasst, den Servicevertrag nochmal etwas erweitert und die Finanzierungsfragen neu justiert. Und mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden, auch weil wir noch einmal viel genauer in die Details gehen konnten, weil ja das Grundgerüst gleichgeblieben ist und wir schon so einen weiten Weg gemeinsam gegangen waren.“ Sehr zufrieden mit dem neuen Vertrag ist auch das Team um Prof. Dr. Zangos, weil mit dem Neubau der Klinik am Eichert für die Radiologen eine optimale Situation entstehen wird: „Im Rahmen des Neubaus werden auf Grund einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sämtliche fest installierten Systeme neu angeschafft: Das ist natürlich ein Traum, gerade auch was die einheitliche Software und das einheitliche Look-and-Feel betrifft. Wenn Sie ein Gerät kennen, ist die Einarbeitung an anderen Geräten deutlich verkürzt.“

An dem gemeinsam zurückgelegten Weg erweist sich für Bannwarth, dass das Konzept der Value Partnerships mehr bedeutet als der reine Vertragstext: „So eine strategische Partnerschaft zu leben, geht tatsächlich weit über die finanziellen Aspekte bei der Beschaffung hinaus. Ich habe es keinen Tag bereut, dass wir diese Partnerschaft eingegangen sind, weil wir das gemeinsam gelebt und vorangebracht haben. Zum Beispiel ging es in den ersten Jahresgesprächen noch um Serviceberichte und die vereinbarte Betriebszeit (Uptime), aber es wurde schnell klar, dass wir uns hier keine Gedanken machen mussten und dass wir stattdessen über strategische Fragen reden konnten, wie wir die Partnerschaft weiterentwickeln können.“

Aus diesem Grund legt Bannwarth es auch seinen Kolleginnen und Kollegen an anderen Häusern immer wieder nahe, über langfristige Systempartnerschaften nachzudenken: „Ich bin fest davon überzeugt, dass solche Partnerschaften die Modelle der Zukunft sind und habe auch den Eindruck, dass diese Botschaft immer mehr ankommt, weil ich aus unserer langjährigen positiven Erfahrung heraus berichte und sich die wirtschaftliche Situation vieler Häuser in den letzten Jahren verschlechtert hat. Für diesen Schritt braucht es einen gewissen Mut, der sich aber lohnt, wenn man Vertrauen in den Partner hat.“